Carte blanche. C’est à cela que ressemblait le brief d’OTA à leur architecte d’intérieur lorsqu’ils allaient réaménager leur bureau. Parce que pourquoi diable installeriez-vous une piscine à balles et quels sont les avantages d’une salle de sport interne ? Découvrez-le dans notre série Office Insights.

Pieter-Jan, merci de nous avoir permis de venir visiter votre bureau ici au cœur de Gand, le bureau d’OTA Insight. Que faites-vous exactement ici ?

OTA est principalement active dans le secteur de l’hôtellerie. Nous travaillons donc avec des hôtels et des chaînes hôtelières en tant qu’entreprise de logiciels assez jeune et à la croissance très rapide. Nous aidons ces entreprises à pouvoir fixer chaque jour le juste prix pour leurs produits, c’est-à-dire les chambres d’hôtel classiques. Mais aussi de pouvoir les proposer sur les bons canaux. Du B&B dans les Ardennes au Hilton à Paris et New York. Tout cela est discuté ici.

Le secteur de l’hôtellerie - super intéressant ! Quel est exactement votre rôle au bureau ?

J’ai ici le chef de bureau. À Gand, je suis l’homme à tout faire. D’une nouvelle brosse de toilette qui doit être commandée au contact avec les propriétaires des bâtiments ou nos investisseurs qui viennent nous rendre visite et que nous devons accueillir, organiser cette réunion, commander de la nourriture et des boissons, ...

Cela me semble être un travail très varié. Si nous vous emmenons sur un jour très aléatoire dans l’amour. À quoi peut ressembler votre journée ?

Ma semaine est vraiment partagée entre le travail pratique et organisationnel, puis un peu d’administration. Les lundis et vendredis, c’est surtout pratique - commencer ou fermer la semaine, préparer la semaine suivante. Remplir les réfrigérateurs, s’assurer que les fournisseurs sont à l’heure pour la nourriture et les boissons, etc. Mais aussi d’accord avec la femme de ménage que nous avons cet événement cette semaine ou que nous avons des gens en visite. D’autre part, il y a aussi l’administration.

Cela me semble être un travail très varié. Si nous vous emmenons sur un jour très aléatoire dans l’amour. À quoi peut ressembler votre journée ?

Cela fluctue beaucoup. Le lundi, il y a encore beaucoup de monde car nous proposons des pâtisseries. Le vendredi, c’est déjà un peu plus calme. Mais nous optons vraiment pour une flexibilité totale, afin que tout le monde puisse venir ici quatre ou cinq jours par semaine. Ou si vous êtes d’accord avec votre prospect sur le fait que trois jours par semaine suffisent, rien de tout cela n’est un problème. En moyenne, il y a entre 40 et 80 employés par jour. Avec des pics, c’est au-dessus de 100 et ils ont tous besoin de manger et de boire.

J’imagine que cela peut être intense. Quelle est l’importance du rôle d’un office manager pour un tel groupe ? Quelle est l’importance de ce rôle et que se passerait-il si, par exemple, vous n’étiez pas là ?

Ils se sentiraient seuls et auraient moins de nourriture et d’eau. Mais la gestion de bureau est l’une de ces choses qui signifie quelque chose de différent pour une entreprise que pour une autre. Traditionnellement, il s’agit plutôt d’un rôle RH et administratif. Ici, il s’agit plutôt d’organiser le bureau, de prendre soin des gens et de s’assurer que tout se passe bien. J’essaie d’éliminer tous les problèmes pratiques ou de les résoudre rapidement afin que les autres puissent faire leur travail correctement.

Béni, cela me semble être un travail vraiment cool. Mais je ne pense pas non plus que vous ayez vraiment un bureau « normal ». J’ai jeté un coup d’œil derrière les coins ici de temps en temps et j’ai vu passer quelques choses folles. Mais je vous laisse l’honneur - Quelles sont les caractéristiques folles de votre bureau ici ?

Des fonctionnalités folles, nous voulons principalement garder le bureau amusant. Des balançoires à la piscine à balles, nous avons des salles VR que nous installons, mais aussi une cuisine, un réfectoire et une salle à manger décents où tout le monde peut s’asseoir tranquillement. Des coins sympas, comme nous sommes ici, pour pouvoir travailler ou faire des rencontres. Supposons que vous vouliez vous asseoir tranquillement avec vos écouteurs, vous pouvez vous isoler un peu. Tout ce que vous voulez.

Nous installons une salle de réunion secrète où, lorsque vous sortez un livre, un mur s’ouvre. Nous disposons d’une salle de réunion musicale remplie d’instruments. Il y a des accords à ce sujet - ils ne sont pas autorisés à commencer à jammer au milieu de la journée. C’est avant les heures, pendant l’après-midi ou après les heures. Parce que sinon, oui. De plus, les salles de réunion et les réunions et le travail sont bien sûr la priorité ici.

Mais la question clé que nous nous posons vraiment est la suivante : pourquoi diable investissez-vous dans une piscine à balles au bureau ?

La réponse classique, bien sûr, est la productivité et la créativité. Cela vient entièrement de l’équipe elle-même. C’était comme : « Oh oui, Matthias, PJ, quand nous aurons cette nouvelle aile, nous devrons y mettre une piscine à balles ! » C’est ce que nous avons fait, bien sûr.

Et est-il utilisé ? Des réunions organisées ?

Oui, tout à fait ! Et aussi rattraper trois d’entre eux, par exemple. Mais aussi, par exemple, si vous avez un appel avec quelqu’un des États-Unis à 16 heures, vous pouvez vous y mettre.

Béni! Donc, vous pouvez avoir une réunion ici avec quelqu’un de l’OTA et ils enregistrent simplement en ligne à partir de la piscine à balles ?

Oui! Pas d’embarras.

Fantastique. Et à quoi ressemble l’ensemble du bureau, comment est née l’idée ? Comment en est-on arrivé là dans ce bureau ?

Nous avons commencé de l’autre côté du bâtiment, à cet étage. Mais avant cela, nous étions toujours de l’autre côté, beaucoup plus petits, et avant cela, ils étaient toujours à Dok Noord. Mais, bien sûr, cela continue d’évoluer. Nous sommes déjà en train de rire les uns avec les autres sur : quand allons-nous prendre un autre étage ? Le bureau grandit avec son équipe. Plus il y a de personnes, plus vous avez besoin de postes de travail et de salles de réunion. Je préfère qu’ils se contentent de dire : « Oh hé, j’y ai pensé – n’allons-nous pas le faire ? » C’est ce qu’il faut.

Nous sommes déjà en pourparlers actifs avec le bâtiment pour voir où nous pouvons aller dans la structure du bâtiment où nous pouvons faire des trous dans les dalles de béton pour pouvoir mettre un toboggan vers le bas pour finir dans la piscine à balles. Donc, un jour, tout sera certainement là. Donnez-nous juste du temps.

Je peux donc imaginer : vous venez d’un endroit différent et vous devez complètement repenser cet endroit. Vous allez voir un architecte d’intérieur, j’imagine, et que lui demandez-vous ? Comment ce processus se déroule-t-il jusqu’à présent ?

Cette aile, l’ancienne aile comme on dit, était déjà là. Matthias et nos patrons ont principalement travaillé en collaboration avec Buro Project d’Alost. Ils étaient vraiment très satisfaits de cela parce que dès qu’il a été question d’une deuxième aile, ils sont venus directement me voir et nous sommes montés dans la voiture ensemble et sommes allés voir les gens de Buro Project.

Quand nous sommes arrivés, Matthias a dit : « Écoutez, nous allons prendre un autre étage. Lâchez-vous. Le budget, c’est ceci et cela et faites ce que vous voulez. Et c’est la liste des souhaits de l’équipe. Quelque chose de complètement différent de ce à quoi ces architectes d’intérieur sont habitués. Et puis le deuxième message était : « À partir de maintenant, cet homme à côté de moi se souciera de tout cela et tu ne devrais plus trop me déranger. »

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« Nous sommes déjà en pourparlers avec le bâtiment pour voir où nous pouvons faire des trous dans la structure pour mettre un toboggan qui se retrouve dans notre piscine à balles. Donnez-nous juste du temps.

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On vous a donc confié l’entière responsabilité ?

Oui, bien sûr, mais bien sûr, vous devez vérifier quand il s’agit d’argent. Mais à part ça, il m’a laissé faire complètement. Il m’a dit : vas-y, mec, j’ai confiance.

Il me semble que c’est un projet qui a probablement causé le stress nécessaire, mais aussi avec un résultat final dont vous pouvez être très fier ?

C’est vrai, mais j’ai aussi eu beaucoup de plaisir. Maintenant, nous sommes dans la nouvelle partie qui est complètement décorée comme nous le voulions, mais il y avait une autre entreprise ici avec des salles de réunion vraiment stériles, en forme de cube blanc et fermées. Et l’année dernière, en septembre, nous avons organisé une journée de recrutement, un événement, ici. Ensuite, nous avons organisé un tir laser ici. Nous avons retourné tous ces bureaux, retourné les armoires, tendu des filets avec les poubelles sous les bureaux, vraiment construit des escaliers. C’était vraiment fou. Qu’est-ce qu’on peut faire ici, juste des ordures.

Nous étions assis ici un vendredi soir à deux heures du matin en train de taguer des graffitis sur le mur. Mais avec le plan : « Ouais, ce mur va disparaître, tu peux le taguer de graffitis. »

Il n’y a donc pas vraiment de limites à ce qui peut et peut être fait ?

Non, si cela fonctionne et que vous dites que c’est vraiment quelque chose d’amusant, alors nous pouvons nous y immerger complètement. Les idées sont là pour être présentées.